In 2018 treedt de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in werking, daarmee worden de regels zoals ze al bestonden onder de WBP (Wet Bescherming Persoonsgegevens) aangepast en uitgebreid. Daarnaast zal er waarschijnlijk gehandhaafd gaan worden op de AVG. Wat betekent dit voor jou als jouw school Social Schools gebruikt?

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een stappenplan opgesteld hoe je je als school (of andere organisatie) voorbereid op de AVG. In deze blog gaan we in op de stappen die betrekking hebben op het gebruik van Social Schools op je school.

Rechten van betrokkenen (stap 2) en Toestemming (stap 10)

De personen van wie je als school gegevens bewerkt of laat verwerken zijn de "betrokkenen"; in dit geval de leerlingen en/of ouders. De betrokkenen hebben uiteraard inspraak in de gegevens die van ze verwerkt worden. Zo moeten ze toestemming geven voor het gebruik van de gegevens, en moeten ze in staat zijn om gegevens te (laten) verwijderen. In Social Schools gaat dit meestal om het delen van foto's en video's.

1. Vraag jaarlijks toestemming per type gebruik

Per type gebruik moet toestemming gevraagd worden voor het delen van foto's/video's van leerlingen. Deze toestemming moet jaarlijks opnieuw gevraagd worden, maar om het voor de scholen en ouders eenvoudiger te maken wordt een vorm gedoogd waarin de school eenmalig bij inschrijving van een leerling toestemming vraagt, en jaarlijks een mededeling doet dat deze toestemming nog steeds geldt tenzij anders aangegeven.

Binnen Social Schools kunnen er vier verschillende gebruiken (kanalen) van foto's en video's zijn:

Op het afgesloten gedeelte, waar alleen ouders van klasgenootjes en medewerkers de foto's kunnen inzien
Op de website van de school
Op het twitter-kanaal van school (alleen als je een twitter-kanaal gekoppeld hebt)
Op de facebook-pagina van school (alleen als je een facebook-pagina gekoppeld hebt)

Kennisnet heeft een voorbeeldbrief opgesteld die je als uitgangspunt kunt gebruiken voor het vragen van toestemming aan ouders bij inschrijving: Voorbeeldbrief toestemming gebruik foto's en video's van Kennisnet

2. Geef ouders de mogelijkheid te verzoeken om foto's of andere content te verwijderen

Naast het verlenen van toestemming is het een recht van de betrokkenen om gegevens te (laten) verwijderen. Ouders mogen dus altijd verzoeken om een foto of video van hun kinderen te laten verwijderen van 1 of meerdere van de kanalen. Maak afspraken met ouders hoe ze dit kunnen verzoeken, en op welke termijn je als school tegemoet komt aan het verzoek.

3. Overige spelregels

Naast de verplichte punten die volgen uit de AVG kan het een goed idee zijn om aanvullend beleid of aanvullende spelregels op te stellen, een paar voorbeelden vind je hieronder:

De school zorgt ervoor dat er op de publieke kanalen (website, facebook, twitter) geen namen van leerlingen genoemd worden die op foto's herkenbaar in beeld zijn.
Ouders en leerkrachten delen foto's die op het afgesloten gedeelte geplaatst worden niet op hun eigen social media of publieke kanalen. Foto's en video's mogen wel gedownload worden voor persoonlijk gebruik (bijvoorbeeld afdrukken voor foto-albums, laten zien aan familie).

Bewerkersovereenkomst (stap 8)

Als je als school Social Schools gebruikt, dan verwerken wij namens jou een aantal persoonsgegevens van leerlingen en ouders. Daarom sluiten we een bewerkersovereenkomst met je af. In deze bewerkersovereenkomst lichten wij toe hoe wij ervoor zorgen dat de gegevens van betrokkenen veilig verwerkt worden. In de bewerkersovereenkomst komen onder andere de volgende onderwerpen aan bod:

Welke gegevens worden er verwerkt?
1. zijn dit niet meer gegevens dan strikt noodzakelijk?
Hoe zijn de gegevens die verwerkt worden technisch beveiligd?
1. Is de verbinding beveiligd?
2. Worden er regelmatig beveiligingstests uitgevoerd?
Hoe zijn de gegevens die verwerkt worden organisatorisch beveiligd?
1. Wie kunnen er binnen Social Schools bij de gegevens?
2. Hoe kunnen deze personen bij de gegevens en hoe wordt voorkomen dat dit misbruikt wordt?

De bewerkersovereenkomst is vrij formeel, daarom hebben we ook een beknopt privacy-statement, dat je bijvoorbeeld ook met ouders kunt delen als hierom gevraagd wordt: Privacy Statement Social Schools