Randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie

Randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie

“Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe”

— Abraham Lincoln

Dat waren de wijze woorden van Abraham Lincoln. Het moraal: een goede voorbereiding is essentieel voor het bereiken van gewenst resultaat. Onze ervaring leert dat een gestructureerde en doordachte implementatie leidt tot succesvol gebruik onder ouders en leraren. De ervaring leert ook dat een ‘slechte’ en niet doordachte implementatie kan leiden tot hoofdpijn, frustratie en een hogere tijdinvestering dan nodig. Daarom hebben we 9 tips opgesteld die scholen kunnen helpen binnen succesvol implementeren van Social Schools. 

1. Stel een Social Schools manager aan 

Ouders en leraren hebben een vast aanspreekpunt nodig waar ze vragen kunnen stellen. Om iets succesvol te implementeren is er altijd een kartrekker nodig, iemand die zich verantwoordelijk voelt voor de voortgang en het succes. Stel de Social Schools manager aan voordat je met Social Schools begint.

2. Creëer draagkracht onder het team 

Als school heb je voor Social Schools gekozen vanuit een overtuiging. Het is een strategische keuze om ouders meer te betrekken bij het onderwijs. Het is belangrijk dat deze overtuiging ook gedeeld wordt door het team. Praat daarom samen over:

• de waarde van oudercommunicatie.  
• het belang van ouders betrekken bij het leerproces 
• positieve en negatieve situaties die zijn voorgevallen rondom oudercommunicatie

Het kan helpen om als team eerst het whitepaper: de rol van een ouderportaal bij ouderbetrokkenheid te lezen. Download het whitepaper hier. 

3. Organiseer een teamworkshop

Zodra de Social Schools manager is aangesteld en er een stuk draagkracht is gerealiseerd onder het team is het tijd voor een teamworkshop. De teamworkshop kan gegeven worden door de Social Schools manager. Echter, wij adviseren om de teamworkshop te laten verzorgen door een van onze professionele trainers. Tijdens de teamworkshop wordt de draagkracht nog verder vergroot onder het team. De basis voor een gezamenlijke visie rondom oudercommunicatie wordt verder vergroot. De workshop is een combinatie van: 

• Kennis; wat is oudercommunicatie en waarom is het belangrijk
• Praktisch; Leren werken met Social Schools 
• Samen afspraken maken; creëren van bewustwording dat het maken van afspraken essentieel is voor rendement 

Bekijk hier een algemene versie van de workshop. 

4. Maak samen afspraken die leidend zijn 

Het is nu duidelijk wie de Social Schools manager is, er is draagkracht gecreëerd onder het team en er kan met Social Schools gewerkt worden. Iedereen begrijpt wat technisch gezien de mogelijkheden zijn. Dit is een mooi moment om een gezamenlijke sessie in te plannen waar afspraken worden gemaakt over het gebruik. Documenteer de afspraken en maak ze leidend binnen het gebruik van Social Schools. Het werkt voor leraren prettig als er afspraken worden gemaakt en het geen halve oplossing wordt. Zo weet iedereen waar die aan toe is. 

Bekijk hier een algemeen document wat kan ondersteunen in het vormen van beleid.

5. Informeer ouders, 'whats in it for them'

Het is belangrijk om intern afspraken te maken met het team. Het is minstens zo belangrijk om afspraken te maken met de ouders. De ervaring leert dat uit de afspraken die intern worden gemaakt ook afspraken worden geformuleerd voor de ouders. Introduceer Social Schools op een heldere manier richting ouders per mail. Wij adviseren de volgende zaken te benoemen: 

• Vertel waarom jullie Social Schools inzetten. Waarom hebben jullie er als school voor gekozen om Social Schools in te zetten.
• Vertel wat er verandert kijkende naar de informatievoorziening: Apps, iedere zaterdag een nieuwsbrief, pushberichten bij belangrijke gebeurtenissen, gepersonaliseerde kalender. Dit zijn allemaal onderdelen waarop ouders direct positief zullen reageren. Social Schools heeft een document ter introductie gemaakt voor ouders. Lees het hier. 
• Vertel welke informatie ouders op Social Schools gaan vinden: “1 x leuk, 1 x inhoudelijk en praktisch wanneer nodig” 

6. Organiseer een ouderavond of inloopochtend 

Het is erg belangrijk om ook ouders een stem te geven. Het gaat om hun kinderen. Daarom is het belangrijk Social Schools goed af te stemmen op de behoefte van de ouders. Dit hoeft niet in 1 keer, dit is een proces. Maar een ouderavond is een mooie introductie. 

• Betrek de ouderraad 
• Geef ouders een mogelijkheid om vragen te stellen tijdens een ouderavond 
• Vraag ouders wat voor informatie ze graag willen ontvangen vanuit de school via Social Schools 
• Vertel ouders wat het gewenste gedrag is.. wat verwacht je van ze? Als ze dat niet weten kunnen ze ook niet weten hoe ze Social Schools moeten gebruiken. 

7. Neem de tijd 

Social Schools implementeren is geen wedstrijd. De communicatievoorziening veranderen binnen een school heeft tijd nodig. Bewustwording en draagkracht onder het team en de ouders. Het leren kennen van het systeem. Zet een tijd die realistisch is kijkende naar je team en de ouderpopulatie. Maar houd je wel aan de planning. Stel dat er van de planning wordt afgeweken kijk dan waarom dit is gebeurt. 

8. Maak een plan, Doe, Evalueer, Implementeer

Plan; Start met een plan en doelstellingen waar duidelijk wordt omschreven wat je wilt bereiken met het gebruik van Social Schools. TIP: start klein en houd het meetbaar. 

Doe; Voer het plan uit, ga aan de slag en probeer de gestelde doelen gezamenlijk te bereiken. 

Evalueer; evalueer of het plan is gelukt. Is het gewenste effect bereikt. Neem contact op met Social Schools. In samenwerking met de Radboud Universiteit is er een enquête opgesteld om resultaten te meten. 

Implementeer; Als uit de evaluatie naar voren komt dat het gewenste doel niet is bereikt, breng dan kleine veranderingen aan binnen de huidige aanpak. 

9. Promoot Social Schools

Promoot bij de voordeur; hang een poster op die zichtbaar is voor de ouders. Bekijk een voorbeeld van onze standaard poster hier.  

Promoot in de klas; vraag ook aan kinderen wat een leuk Social Schools momentje is wat kan worden gedeeld met de ouders. Zo betrek je ook de kinderen in het communicatie proces. 

Hang een poster in de lerarenkamer; schrijf hierop de afspraken die zijn gemaakt rondom het gebruik zodat iedereen hieraan wordt herinnerd