Gebruikersmiddag | 25-11-2015 | 14:00 - 17:00| Delft
Om het Social Schools communicatieplatform te blijven verbeteren en te voorzien van nieuwe functionaliteiten gaan we zelf ook in de ‘schoolbanken’ om kennis in te winnen. Zo werken we samen met de Radboud Universiteit om vanuit de wetenschap ons platform beter te maken en we onderhouden nauw contact met onze gebruikers. Van iedere school heeft één medewerker toegang tot de feedback groep, welke benaderbaar is via Social Schools. Recentelijk hebben we via deze groep een enquête uitgegeven en we hebben onze gebruikers uitgenodigd voor een gebruikers middag op ons kantoor in Delft.
Deze gebruikers middag heeft ons de kans gegeven om nog meer inzicht te krijgen in hoe Social Schools in de praktijk wordt gebruikt. De discussies over praktische functionaliteiten lieten zien welke functionaliteiten het meest gebruikt worden, welke verbeterd kunnen worden en welke gemist worden.
We hebben de aanwezige schoolbetrokkenen een aantal potentiële nieuwe functionaliteiten voorgelegd om te horen in welke vorm zij deze functionaliteit graag geïntegreerd zouden willen zien in Social Schools en welke prioriteit wij hieraan moeten geven.
Meer dan school-oudercommunicatie
Bij Social Schools is het onze visie dat ons platform de samenwerking tussen alle schoolbetrokkenen verbeterd door de communicatie goed te faciliteren. Dit begint met communicatie tussen ouders en de leerkracht in de klas; Social Schools als ouderplatform.
Een vraag die wij hebben voorgelegd aan de aanwezigen; Moet er voor ouders onderling een plek zijn binnen het communicatieplatform?
Eerste reactie; “Dan is de kans groot dat er gezeurd gaat worden, dat doen ze maar zelf via whatsapp” en “Dan moet ik dat steeds in de gaten houden”.
Ga uit van het doel
Als Social Schools reageerden wij voorheen hetzelfde, maar is deze reactie wel de juiste? De vraag of een dergelijke groep kan bijdragen aan het doel van het platform binnen de school, wordt tot op heden overgeslagen.
Begin eens met het verkennen van de mogelijkheden vanuit het doel van het platform: kan een oudergroep (of ander verband) binnen het platform bijdragen aan een betere samenwerking en meer ouderbetrokkenheid binnen de school, en hoe? En, als je deze mogelijkheden in praktijk brengt, stel dit doel dan ook centraal. Onze ervaring is dat een groep zonder duidelijk doel vervalt in willekeur en chaos. Misschien kom je uiteindelijk tot de conclusie dat andere vormen van communicatie niet bijdragen aan je doelen, maar dan heb je in ieder geval gehandeld vanuit het doel, en niet vanuit een angst dat het platform te complex wordt. Misschien kom je er juist achter dat je het ‘gezeur’ wel wil weten zodat er op geanticipeerd kan worden voordat het een eigen leven gaat lijden en de communicatie gaat ondermijnen.
Iedere school kan zelf keuzes maken over het al dan niet aanmaken van oudergroepen, subgroepen, leerlinggroepen, enzovoort. Social Schools faciliteert.
Behoud overzicht en controle
Toevoegen nieuwe ouders
Leerkrachten zijn druk met school gerelateerde zaken en dan is het beheer van een communicatieplatform niet iets wat ze graag op hun bordje er bij krijgen. Uiteraard houdt Social Schools hier rekening mee. Eén van de beheer taken is het toevoegen van nieuwe ouders. Bij de eerste import worden veelal alleen de als hoofdouder geregistereerde ouder uitgenodigd. Dit heeft toegangs aanvragen tot gevolg.
We hebben de aanwezigen de volgende uitdaging voorgelegd;
Nieuwe ouders de mogelijkheid geven zichzelf aan te melden of bestaande ouders de mogelijkheid geven hun uitnodiging door te sturen?
Bij de eerste optie loop je tegen het feit aan dat je aan een e-mailadres niet kan zien bij welk kind deze ouder hoort en ook niet of het wel om een ouder gaat of om een opa, oma, neef, verzorger, … Bij de tweede optie leg je de verantwoording bij de reeds aanwezige ouder op het platform neer.
In de bijgevoegde presentatie van de gebruikersmiddag worden beide opties getoond met hoe dit er in de praktijk uit zou zien in Social Schools. Waar gaat jouw voorkeur naar uit?
Gebruikersstatistieken
Eén van de punten die we met de enquête terugkregen is de wens voor betere gebruikersstatistieken in het platform. Het hoe en waarom hierachter analyseren is de eerste stap. Waarom willen scholen gebruikersstatistieken en wat voor statistieken moeten dit zijn? Het gaat met name om de motivatie van de leerkrachten. Niet alle ouders “liken” of reageren, en als leerkracht is het toch prettig om te weten of ouders de berichten die je plaatst ook bekijken.
De haalplicht voor informatie die geboden wordt door de school, ligt bij de ouders. Middels de gebruikersstatistieken kunnen leerkrachten monitoren welke ouders niet op de hoogte zijn en hen hierop aanspreken.
Hoe gaan wij om met functionaliteit verzoeken
Tijdens het opzetten van Social Schools zijn er genoeg dingen die we eenvoudiger zouden willen maken en die we dan ook te horen krijgen tijdens workshops en implementaties die we doen. Bijvoorbeeld het makkelijker kunnen toevoegen van meerdere ouders aan een groep. In de presentatie wordt hiervoor een nieuwe mogelijke functionaliteit getoond.
Als feedback van scholen ontvangen we regelmatig privacy gerelateerde vragen, zoals dat ze graag leerkrachten in elkaars groepen willen laten kijken, maar dat dit tijdrovend is om door te voeren en het overzicht van wie welke rechten heeft complexer wordt. De oplossing hiervoor is reeds geïmplementeerd.
Bij ieder verzoek die we krijgen maken we een afweging over de meerwaarde; hoewel een verzoek in het begin wat tijdswinst op kan leveren en wat meer gebruiksgemak voor de beheerder, levert een verzoek in het dagelijks gebruik van Social Schools niet altijd meerwaarde op. Bij de afweging speelt ook een rol hoe vaak we een verzoek krijgen; de meeste verzoeken horen bij het dagelijks gebruik van Social Schools. Zo krijgen we regelmatig verzoeken over het delen van video’s of het plaatsen van berichten in meerdere groepen tegelijk. Deze punten staan dan ook hoog op de lijst om in de toekomst geïmplementeerd te worden.
We hebben de gebruikersmiddag ook gebruikt om informatie in te winnen over hoe scholen nu met ouders communiceren.
- Hoe communiceer je nu 1 op 1?
- Waar loop je nu tegenaan binnen Social Schools qua 1 op 1 communicatie?
- Wat communiceer je nu bovenschools?
Deze informatie is zeer interessant voor ons om het communicatieplatform te kunnen blijven verbeteren, zowel voor scholen als voor ouders en overkoepelend voor het bestuur.
Conclusie
De gebruikersmiddag was zeer geslaagd en heeft ons veel nieuwe input opgeleverd waarmee we aan de slag gaan. De overall uitkomst van wanneer een school start met Social Schools is;
Het opzetten mag tijd kosten, als het dagelijks gebruik maar super is!
Wil je aanwezig zijn bij de volgende gebruikersmiddag? Geef je gegevens door via ons contactformulier, dan word je bij een volgende gebruikersmiddag als eerste op de hoogte gesteld van de datum en de tijd.
Heeft jouw school nog geen Social Schools, maar ben je wel heel nieuwsgierig geworden om te kijken of Social Schools voor jouw school of scholengemeenschap van toegevoegde waarde kan zijn; maak dan kosteloos en vrijblijvend een Social Schools testomgeving aan! Dat is heel eenvoudig en geeft je de mogelijkheid te ervaren hoe het is om met Social Schools te werken. Of geef je gegevens door en dan nemen wij contact met je op!